CONSELHO APROVA RELATÓRIO DE COMISSÃO QUE ANALISOU PROBLEMAS DE DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS


19/04/2005

CONSELHO APROVA RELATÓRIO DE COMISSÃO QUE ANALISOU PROBLEMAS DE DESARQUIVAMENTO DE PROCESSOS

O Conselho Seccional aprovou nesta segunda-feira (18/4), por unanimidade, Relatório final da Comissão especial para averiguar os problemas referentes ao arquivo do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, - integrada pelos conselheiros Marcelo de Almeida Villaça Azevedo, Laerte Soares, Paulo Roberto Chenquer, Henrique Crivelli Alvarez e pelo advogado Fernando Guimarães Souza, Presidente da 39ª Subsecção de São Bernardo do Campo.

Conheça a Íntegra do Relatório:




Ao Excelentíssimo Senhor Doutor Luiz Flávio Borges D’Urso
DD. Presidente do Conselho Seccional da Ordem dos Advogados do Brasil



Prezado Senhor.




Em cumprimento às nomeações realizadas por Vossa Excelência, vimos apresentar o Relatório resultante da visita realizada no dia seis de abril à empresa Recall do Brasil Ltda, sediada na cidade de Jundiaí, e responsável pelo armazenamento, guarda e gerenciamento dos processos arquivados nas Comarcas do interior do Estado de São Paulo.


A referida empresa foi contratada pelo Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, no dia 24 de novembro de 2003, para armazenar, guardar e realizar o gerenciamento informatizado de todos os processos arquivados em varas de primeira instância das Comarcas do interior do Estado.

A visita da Comissão foi originada por uma série de reclamações encaminhadas à OAB SP por parte de inúmeras Subsecções, de advogados individualmente e requerimento de Conselheiros, sobre a demora no desarquivamento dos processos que, embora tenham prazo contratual de cinco dias úteis para serem entregues, vem demorando vários meses para retornar às mãos dos advogados.

Na empresa, a Comissão visitou todas as dependências conhecendo procedimentos de arquivamento e desarquivamento dos processos, interagindo ainda com os funcionários que trabalham em todas as etapas do serviço.

Posteriormente, a Recall realizou uma exposição sobre os dados que colheu ao longo do último ano de trabalho e as etapas detalhadas do desarquivamento dos processos, inclusive efetuando uma simulação.

O volume de atendimentos de desarquivamentos de processos, segundo a Recall, atualmente se encontra em 2.700/dia ou 54 mil/mês.

No ano passado, no início do atendimento, foram registrados 1.600 pedidos/dia, que foi reduzido durante a greve dos servidores do judiciário para 800/dia, propiciando uma demanda sobrecarregada no período posterior, vindo a ultrapassar o total de três mil solicitações/dia.

Um dos grandes problemas detectados pela Comissão da OAB SP foi o fato da empresa ter controle apenas das caixas-arquivo e não de seu conteúdo. Dessa forma, quando é realizada a solicitação do desarquivamento do processo, ele pode estar ou não na caixa indicada, que recebe um código, após a sua localização.

Em uma das auditorias realizadas pela empresa, dos 165 pedidos de processos, 12 não foram encontrados. Segundo a empresa, entre 2% e 20% não são localizados. Somente quando o processo é resgatado pela primeira vez, ele passa a ter “vida” no sistema, ou seja, passa a ter todos os seus dados cadastrados e inseridos na base de dados da empresa.

Quando a empresa informa que o processo não foi encontrado, não são tomadas medidas para sua localização. A busca é encerrada, o que nem sempre é comunicado ao advogado.

Informou ainda a empresa que, ao ser enviada a resposta para o cartório da não localização do processo, não se efetuará nova busca sem que sejam fornecidos dados novos a facilitar a localização.
O arquivamento por caixa também suscita outro problema: do envio de um só volume, quando o processo é composto por mais de um, e que não é informado pelo Cartório na Ordem de Serviço.

O envio dos processos em caixas fechadas sem discriminação e checagem de seu conteúdo, foi detectada pela Comissão como sendo um dos principais problemas causadores da demora. Não há responsabilização. Não há conferência do conteúdo. A empresa abre a caixa, não encontra o processo e não há um procedimento que aponte responsáveis por esta falha.

Esta técnica de arquivamento foi adotada pelas partes por resultar em custo mais baixo, porém, vem criando problemas insolúveis.

A título de experiência piloto, em Jundiaí, começarão a ser indexados todos os processos inseridos na caixa-arquivo através de uma relação fixada externamente. Segundo a Recall, a experiência vai ser implantada posteriormente em todas as Comarcas, onde os funcionários da justiça receberão treinamentos.

Uma vez solicitado o desarquivamento, o Cartório responsável providencia uma relação e a envia à Secretaria do Foro que, por sua vez, emite uma Ordem de Serviço, que é enviada on-line, com utilização de senha, para a empresa solicitando o desarquivamento. Cada OS pode incluir até 50 documentos. A Recall informou que somente recebe por processo localizado.

A Comissão da OAB SP questionou a qualidade do treinamento dos funcionários da Justiça para enviar esta requisição do desarquivamento por meio eletrônico e se há controle sobre o envio dessas ordens, inquirindo ainda, se o funcionário pode solicitar várias vezes o mesmo documento, procedimento que segundo a empresa, não seria aceito pelo sistema.

Na avaliação que a Recall fez para a OAB, alguns problemas extras surgiram no processo do gerenciamento e guarda dos processos. Um deles está, no aumento do número de volumes de processos estimados inicialmente em 1,4 milhão de caixa-arquivo, cada uma delas contendo entre 10 e 15 processos, mas que aumentou para 1,9 milhão. Outro fator, foi o prazo para implantação do sistema e conclusão do remanejamento físico do acervo, que era de 180 dias e acabou se estendendo para 270 dias.

Assim Senhor Presidente, esta Comissão após discussão e avaliação da visita a Recall, definiu como prioritárias as seguintes sugestões:


1. Deverá a empresa fornecer um kit para acesso a web para cada diretor de Cartório, que passará a ser o responsável pelo encaminhamento da Ordem de Serviço com a relação dos processos para desarquivamento;

2. Até a implantação e o fornecimento do kit, deverão ser disponibilizadas às Subsecções da Ordem dos Advogados, as Ordens de Serviço já enviadas;

3. A empresa ao receber a caixa-arquivo, deverá efetuar a conferência de seu conteúdo;

4. A empresa deverá disponibilizar em seu site, semanalmente, a relação dos processos desarquivados e enviados às comarcas, assim como também os não encontrados;

5. Os cartórios deverão informar à empresa os processos com mais de um volume, de forma que seja facilitada sua localização, bem como, acondicioná-los senão em uma só caixa, ao menos, disponibiliza-los em caixas de numeração seqüencial;

6. Deverão ainda os Cartórios, quando do envio da O.S., indicar o maior número possível de dados para facilitar a localização dos processos;

7. De imediato, que os cartórios forneçam à Ordem dos Advogados, as relações das Ordens de Serviços já emitidas, para que fiquem as mesmas a disposição dos Advogados.

8. Aos processos envolvendo partes contempladas pelos benefícios da Assistência Judiciária, que seja atribuída prioridade na busca e remessa dos autos, haja vista possuírem os Advogados prazo de 30 (trinta) dias para propositura das ações, conforme cláusula contratual com a Procuradoria Geral do Estado de São Paulo (Convênio P.G.E.)

Sendo o que tínhamos a relatar.


Henrique Crivelli Alvarez


Laerte Soares


Paulo Roberto Chenquer



Fernando Guimarães Souza