E-4.595/2016


EXERCÍCIO PROFISSIONAL - GUARDA E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS - PRAZO.

Todos os documentos que pertencerem ao cliente, ou que por ele forem custeados, devem ser devidamente devolvidos pelo advogado, conforme inteligência do art. 9º do atual CED (art. 12º do novo). Todavia, aqueles documentos que servirem à comprovação da efetiva realização do trabalho advocatício, bem como da devida prestação de contas, devem ser guardados pelo advogado até que prescritas ações de cobrança de honorários ou de responsabilidade civil a serem eventualmente propostas pelo cliente. Para tanto, deve-se atentar à prescrição conforme as peculiaridades do caso concreto.
Proc. E-4.595/2016 - v.u., em 25/02/2016, do parecer e ementa do Rel. Dr. ALUISIO CABIANCA BEREZOWSKI - Rev. Dr. ZANON DE PAULA BARROS - Presidente Dr. PEDRO PAULO WENDEL GASPARINI.

RELATÓRIO - Indaga o consulente por quanto tempo deveria o advogado guardar e preservar os documentos originais dos processos em que atuou, questionando, ainda, a respeito daqueles documentos que a ele foram entregues diretamente pelo cliente, além dos recibos de honorários advocatícios e contratos de prestação de serviços.

Pergunta, ademais, se existem – e, em caso afirmativo, quais seriam – julgados do TED sobre o tema posto no questionamento.

PARECER - Vez formulada em tese, conheço da consulta e passo a respondê-la igualmente em tese.

Cuida a espécie de assunto sobre o qual esta Turma já teve a oportunidade de se manifestar em algumas ocasiões, sendo extremamente relevante, dentre tantos outros precedentes igualmente brilhantes, externar o entendimento assentado na ementa de nº E-4.144/2012, de relatoria do Dr. Flávio Pereira Lima, com cuja opinião comungo integralmente.

De fato, o ilustre relator esgota a questão, ressaltando a existência de três categorias diversas de documentos, às quais se aplicariam distintas soluções, como muito sucintamente passo a expor. 

Em primeiro lugar estaria a documentação pertencente ao cliente, mas disponibilizada ao advogado para o desempenho do mandato que lhe foi outorgado.

No tocante a esses documentos, o art. 9º, do Código de Ética e Disciplina da OAB1 efetivamente põe termo à matéria, sendo uníssono o entendimento de que, findo o processo, seja por conclusão, seja por desistência da causa, o advogado está obrigado a devolver todos aqueles documentos que, embora pertencentes ao cliente, estejam sob sua guarda. Aqueles, contudo, que se encontrarem juntos ao processo terminado, acaso desejado pelo cliente, deve ser objeto de pedido de desentranhamento.

Além disso, a par dessa categoria, estariam os documentos que são comuns tanto ao advogado quanto ao cliente, hipótese em relação à qual se faz fundamental realizar uma subdivisão, para que, estando devidamente traçados e diferenciados os contornos de cada qual, melhor se vislumbrem suas respectivas soluções.

Nesse diapasão, as cópias do processo, as intimações, os documentos obtidos junto ao ex adverso, entre outros, devem, antes de tudo, ser distinguidos naqueles documentos custeados pelo cliente e naqueles que, ao revés, não o foram.

A posição que vem sendo adotada por esse Tribunal, nesse sentido, é aquela segundo a qual os documentos que são comuns às partes ficam com aquela que os custeou, podendo a outra extrair cópias para si2 Assim, quanto aos documentos comuns custeados pelo cliente, o advogado deve devolvê-los todos ao final do mandato, sendo-lhe, porém, assegurada a prerrogativa de copiá-los para si, tendo em vista que foram por ele utilizados no seu ofício e, por essa razão, são de sua “copropriedade”.

Há, por fim, os documentos necessários à prestação de contas do advogado, os quais devem inequivocamente ser mantidos sob sua guarda. A pergunta que se põe, todavia, - e aqui parece residir o cerne da consulta – é por quanto tempo deve o patrono guardar essa documentação.

E, nesse ponto, ratificando a posição sedimentada por essa Turma Deontológica, a já aludida ementa de nº E-4.144/2012, uma vez mais, trata com propriedade da matéria.

Note-se que, tal qual afirmado nesse precedente, o intuito da guarda desses documentos, que servem à demonstração da efetiva realização do trabalho advocatício, bem como à prestação de contas desse trabalho, relaciona-se com a eventualidade tanto de se ajuizar ação de cobrança de honorários advocatícios quanto de defender-se em ação de responsabilidade civil promovida pelo cliente.

Destarte, o advogado deve manter esses documentos por tanto tempo quanto as mencionadas ações levarem para prescrever, cabendo a ele, pois, de acordo com as peculiaridades, apurar o prazo máximo para prescrição desses eventuais processos, “à luz do direito material e das causas interruptivas ou suspensivas do prazo prescricional3”.

Com esse entendimento, veja-se o inteiro teor da aqui tantas vezes citada ementa de nº E-4.144/2012, além de outro interessantíssimo precedente:

“E-4.144/2012 – EXERCÍCIO PROFISSIONAL – GUARDA E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS – PRAZO. Os documentos pertencentes ao cliente ou documentos comuns ao cliente e ao advogado que foram custeados pelo cliente devem ser devolvidos, pelo advogado ao cliente, ao final do mandato. Deve o advogado manter sob sua guarda os documentos necessários à prestação de contas de seu trabalho, ou à conferência das contas já prestadas, ou, ainda, à demonstração do trabalho realizado, tanto para a hipótese de ação de cobrança de honorários advocatícios, quanto para a defesa em eventual ação de responsabilidade civil promovida pelo cliente. O advogado deve manter sob sua guarda aqueles documentos necessários à demonstração de acuidade profissional até que ocorra a prescrição de eventual ação de cobrança, prestação de contas ou de responsabilidade civil. Deverá o advogado, a luz do direito material e das causas interruptivas ou suspensivas do prazo prescricional, apurar, conforme as peculiaridades do caso concreto, o prazo máximo de prescrição das ações relacionadas à sua atuação profissional e manter, durante esse prazo, os documentos sob sua guarda. Precedentes: E- 4.012/2011 e E-3.907/2010. V.U., em 19/07/2012, do parecer e ementa do Rel. Dr. FLÁVIO PEREIRA LIMA - Rev. Dr. CLÁUDIO FELIPPE ZALAF - Presidente Dr. CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA.

RELATÓRIO – O consulente, inscrito regularmente nos quadros da OAB/SP (fls. 05), dirige consulta a esta Corte Deontológica nos seguintes termos:

“(...) vem respeitosamente a presença de Vossas Senhorias, dizer que tem dúvidas a respeito de qual é o tempo necessário após o término de processo para que possa manter documentos deste causídico (cópia de inicial protocolada, cópia de recursos, publicações, intimações), em seu arquivo pessoal (arquivo morto). (...).

Passo a responder a consulta.

PARECER – Conheço da consulta por se tratar de questão em tese. O advogado, buscando a orientação deste Tribunal Deontológico, questiona por quanto tempo tem o dever de manter documentos relativos ao processo após o seu término.

Primeiramente, há que se considerar a existência de três espécies distintas de documentos, quais sejam:

(i) documentos pertencentes ao cliente e disponibilizados ao advogado, a fim de que este desempenhe o mandato que lhe foi outorgado;

(ii) documentos comuns ao advogado e ao cliente;

(iii) documentos necessários à prestação de contas do advogado.

(i) documentos pertencentes ao cliente e disponibilizados ao advogado, a fim de que este desempenhe o mandato que lhe foi outorgado.

Com relação aos documentos pessoais do cliente que tenham sido encaminhados ao advogado por força da confiança e que não tenham sido utilizados no processo, o Código de Ética do Advogado dispõe o seguinte:

“Art. 9º. A conclusão ou desistência da causa, com ou sem a extinção do mandato, obriga o advogado à devolução de bens, valores e documentos recebidos no exercício do mandato, e à pormenorizada prestação de contas, não excluindo outras prestações solicitas, pelo cliente, a qualquer momento.”.

Este Tribunal já se manifestou inúmeras vezes sobre o assunto, sendo pacífico o entendimento no sentido de que o advogado está obrigado a devolver documentos do cliente sob sua guarda:

E-3.907/2010 - EXERCÍCIO PROFISSIONAL – RESCISÃO DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS – GUARDA E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS PERTENCENTES AOS CLIENTES. Findo o mandato, seja pela conclusão da causa, pela renúncia ou cassação do mandato, ou ainda pela rescisão do contrato de prestação de serviços, o advogado, além da obrigação principal de acurada prestação de contas, deve devolver os documentos que pertençam ao cliente e estavam sob a sua guarda. (...) Os documentos pessoais do cliente, que vieram às mãos do advogado por força da confiança e do sigilo que o tornaram merecedor, como contratos particulares, traslados de escrituras públicas, e os originais, ou não, que não tenham sido utilizados nos processos, pertencem ao cliente e, por isso, devem ser devolvidos. E-1.120/94, E-1.365/96. E-1.677/98, E-3.421/2007, E-3.553/07 e E-3.695/2008. V.U., em 19/08/2010, do parecer e ementa do Rel. Dr. LUIZ ANTONIO GAMBELLI – Rev. Dr. FABIO KALIL VILELA LEITE – Presidente CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA.

E-2.752/03 – PRESTAÇÃO DE CONTAS – DÚVIDAS QUANTO À INTERPRETAÇÃO DO ARTIGO 9º DO CED – DEVOLUÇÃO E/OU RETENÇÃO DE DOCUMENTOS – A prestação de contas é uma das principais obrigações do advogado para com seu cliente e, para tanto, cumpre esclarecer que: 1 – Ocorrida a conclusão ou desistência da causa, deve o advogado devolver ao seu cliente todos os documentos originais ou cópias que lhe tenham sido encaminhados e não utilizados na ação. (...) Precedentes E-1677/98, E-1120/94 e E-1365/96. V.U., em 22/05/03, do parecer e ementa do Rel. Dr. GUILHERME FLORINDO FIGUEIREDO – Rev. Dr. LUIZ ANTÔNIO GAMBELLI – Presidente Dr. ROBISON BARONI.

Desse modo, após a desistência ou conclusão da causa, o advogado tem a obrigação de prestar contas e de devolver os documentos que pertençam ao cliente e que estejam sob sua guarda. Já os documentos que foram utilizados no processo, passam a integrá-lo, o que impossibilita sua devolução. Se o cliente desejar, tais documentos pertencentes ao processo podem ser objeto de desentranhamento.

(ii) documentos comuns ao advogado e ao cliente.

Existem documentos comuns ao advogado e ao cliente, como cópias processuais, intimações, publicações e documentação obtida junto às partes adversas, inclusive em negociações e conversações.

Dentre os documentos comuns, deve-se verificar se a obtenção dos documentos foi custeada pelo advogado ou pelo cliente. É o que costuma ocorrer, por exemplo, com as cópias de peças processuais, que podem ter sido custeadas, tanto pelo advogado, como pelo cliente. Em julgado recente, o ilustre julgador desta casa, Dr. Guilherme Florindo Figueiredo, encontrou uma solução brilhante para consulta semelhante, a saber:

E-3.907/2010 - EXERCÍCIO PROFISSIONAL – RESCISÃO DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS – GUARDA E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS PERTENCENTES AOS CLIENTES

“Findo o mandato”, (...) os documentos que são comuns às partes ficam com quem os custeou podendo a outra parte extrair cópias para seus arquivos. As cópias dos processos que foram custeadas pelo cliente são documentos comuns às partes, porque foram usadas pelo advogado para o seu trabalho, mas foram pagas pelo cliente, além do pagamento dos honorários. Por serem comuns às partes, mas custeados pelo cliente, o advogado deve devolvê-los, mas pode extrair cópias para seus arquivos. Precedentes E-1677/98, E-1120/94 e E-1365/96. V.U., em 22/05/03, do parecer e ementa do Rel. Dr. GUILHERME FLORINDO FIGUEIREDO – Rev. Dr. LUIZ ANTÔNIO GAMBELLI – Presidente Dr. Carlos José Santos da Silva.

Assim, em se tratando de documentos comuns ao cliente e ao advogado, o advogado deverá, ao final do mandato, devolver os documentos que tiverem sido custados pelo cliente.

(iii) documentos necessários à prestação de contas do advogado.

Nos dois itens anteriores, vimos que os documentos pertencentes ao cliente ou documentos comuns que foram arcados pelo cliente devem ser devolvidos, pelo advogado ao cliente, ao final do mandato. Resta analisar, portanto, os documentos que devem permanecer sob a guarda do advogado, para, então, verificar qual o tempo que o advogado deve permanecer com tais documentos.

Nesse sentido, a primeira questão que deve ser formulada, para orientar o raciocínio, é a seguinte: Por qual razão deveria o advogado guardar documentos de um trabalho findo? A resposta conduz à solução desta consulta.

De fato, o advogado deve manter sob sua guarda todos os documentos necessários à prestação de contas de seu trabalho, ou à conferência das contas já prestadas, ou, ainda, à demonstração do trabalho realizado tanto para a hipótese de ação de cobrança de honorários advocatícios, quanto para a defesa em eventual ação de responsabilidade civil promovida pelo cliente.

O prazo que o advogado deve manter tais documentos sob sua guarda, portanto, está intimamente ligado ao prazo prescricional das ações relacionadas ao trabalho do advogado.

Nesse sentido, foi o importante julgado E – 4.012/2011, deste Tribunal, que teve como relator o Dr. Luiz Antonio Gambelli:

E- 4.012/2011 – EXERCÍCIO PROFISSIONAL – GUARDA E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS PERTENCENTES AOS CLIENTES. Como regra geral, os documentos comuns ao advogado e ao cliente, e ainda aqueles necessários à prestação de contas, ou a conferir as já prestadas, deverão permanecer sob a guarda do advogado, pelo menos até que ocorra a prescrição de eventual ação de cobrança ou prestação de contas. Findo o processo o advogado deve ter o cuidado e a disciplina de prestar contas, devolver ao cliente os documentos que lhe pertencem, e dele pegar quitação pelos atos praticados, para a sua segurança e para não transformar seu escritório em deposito de documentos de terceiros. Os documentos originais que vieram as mãos do advogado por força da confiança e do sigilo que os clientes o tornaram merecedor, se deles também desejar se desincumbir, deverá previamente notificar o cliente, colocando-os à disposição. Na recusa, o advogado sabe que tipo de ação deverá encetar, e qual o juízo competente. Precedentes E-1120/94, E-1365/9,6. E-1677/98, E-3.421/2007, E-3.553/07,E-3.695/2008 e E-3.907/2010. V.U., em 19/05/2011, do parecer e ementa do Rel. Dr. LUIZ ANTONIO GAMBELLI - Rev. Dr. FLÁVIO PEREIRA LIMA - Presidente Dr. CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA.

Assim, em síntese, após o término do processo, é dever do advogado devolver ao cliente todos os documentos por este disponibilizados, assim como entregar os documentos por ele custeados. Ainda, o advogado deve manter sob sua guarda aqueles documentos necessários à demonstração de acuidade profissional até que ocorra a prescrição de eventual ação de cobrança, prestação de contas ou de responsabilidade civil.

Caberá ao advogado, à luz do direito material e das causas interruptivas ou suspensivas do prazo prescricional, apurar, conforme as peculiaridades do caso concreto, o prazo máximo de prescrição das ações relacionadas à sua atuação profissional e manter, durante esse prazo, os documentos sob sua guarda.

É o parecer que submeto aos meus pares.

E–4.401/2014 – EXERCÍCIO PROFISSIONAL – INCINERAÇÃO DE DOCUMENTOS COM ENCERRAMENTO DO PROCESSO – NÃO CABIMENTO – DEVER DE GUARDA E DEVOLUÇÃO DOS DOCUMENTOS PERTENCENTES AOS CLIENTES. De conformidade com o que dispõe o art. 9º. do CED não é faculdade, mas, obrigação do advogado devolver aos clientes os documentos que lhe pertencem. Portanto, o advogado tem a obrigação de preservar os documentos enquanto os mantiver em seu poder e, após findo o processo, devolvê-los aos clientes. A propriedade e posse dos documentos originais ou cópias por eles custeadas cabem aos clientes e o advogado, na qualidade de detentor, deve preservá-los enquanto não restituídos, até o trânsito em julgado da sentença, não tendo o direito de destruí-los por qualquer meio e em qualquer hipótese. Os documentos comuns aos advogados e aos clientes e, ainda, aqueles necessários à prestação de contas, ou a conferir as já prestadas, deverão ser mantidas pelos advogados até que ocorra a prescrição das respectivas ações. Precedentes: E-3.907/2010, E-4.012/2011 e E-4.245/2013. V.U., em 25/06/2014, do parecer e ementa da Rel. Dra. CÉLIA MARIA NICOLAU RODRIGUES - Rev. Dr. FÁBIO DE SOUZA RAMACCIOTTI - Presidente Dr. CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA.

RELATÓRIO – O consulente, devidamente inscrito nos quadros da OAB, Seção de São Paulo, apresenta consulta a essa Turma de Ética Profissional esclarecendo que:

 possui local apropriado para arquivo dos documentos processuais;

 todavia, referido local não está sendo mais suficiente para a guarda de todos os documentos, motivo pelo qual indaga: (i) sobre a necessidade de incineração dos documentos processuais, cujos processos encontram-se encerrados há mais de cinco anos; (ii) qual o procedimento correto a fazê-lo e (iii) quais os documentos que devem ser obrigatoriamente preservados, tais como os alvarás, comprovantes de depósitos e pagamentos e demais.

Este é o Relatório.

PARECER – Essa Conselheira conhece da consulta, com fundamento no artigo art. 49 do CED e passa a respondê-la em tese.

De conformidade com o que dispõe o artigo 9º. do CED, A conclusão ou desistência da causa, com ou sem a extinção do mandato, obriga o advogado à devolução de bens, valores e documentos recebidos no exercício do mandato, e à pormenorizada prestação de contas, não excluindo outras prestações solicitadas, pelo cliente, a qualquer momento.

Com efeito, o dispositivo legal, sob comento, não faculta, mas, obriga o advogado a devolver ao cliente os documentos que lhe pertencem. Portanto, o advogado tem a obrigação de preservar os documentos enquanto os mantiver em seu poder e, após findo o processo, devolvê-lo ao cliente.

O nobre e culto Relator Dr. Luiz Antonio Gambelli expõe com precisão e clareza a questão sob exame, em parecer proferido no processo no. E-3.907/2010, tendo por revisor e sob a presidência dos não menos cultos e nobres Drs. Fabio Kalil Vilela Leite e Carlos José Santos da Silva.

“Findo o mandato”, seja pela conclusão da causa, pela renúncia ou cassação do mandato, ou ainda pela rescisão do contrato de prestação de serviços, o advogado, além da obrigação principal de acurada prestação de contas, deve devolver os documentos que pertençam ao cliente e estavam sob a sua guarda. Existem documentos que pertencem ao advogado, documentos que pertencem ao cliente e documentos comuns às partes. As vias protocoladas das petições apresentadas nos processos pertencem ao advogado e não precisam ser devolvidas. Os documentos pessoais do cliente, que vieram às mãos do advogado por força da confiança e do sigilo que o tornaram merecedor, como contratos particulares, traslados de escrituras públicas, e os originais, ou não, que não tenham sido utilizados nos processos, pertencem ao cliente e, por isso, devem ser devolvidos. Os que foram utilizados passam a fazer parte do processo, o que impossibilita a devolução. Os documentos que são comuns às partes ficam com quem os custeou podendo a outra parte extrair cópias para seus arquivos. As cópias dos processos que foram custeadas pelo cliente são documentos comuns às partes, porque foram usadas pelo advogado para o seu trabalho, mas foram pagas pelo cliente além do pagamento dos honorários. Por serem comuns às partes, mas custeados pelo cliente, o advogado deve devolvê-los, mas pode extrair cópias para seus arquivos.

Ainda é o Relator Dr. Gambelli quem indica quando os documentos devem permanecer em mãos do advogado para serem, posteriormente devolvidos ao cliente: Como regra geral, os documentos comuns ao advogado e ao cliente, e ainda aqueles necessários à prestação de contas, ou a conferir as já prestadas, deverão permanecer sob a guarda do advogado, pelo menos até que ocorra a prescrição de eventual ação de cobrança ou prestação de contas. Findo o processo o advogado deve ter o cuidado e a disciplina de prestar contas, devolver ao cliente os documentos que lhe pertencem, e dele pegar quitação pelos atos praticados, para a sua segurança e para não transformar seu escritório em deposito de documentos de terceiros. Os documentos originais que vieram as mãos do advogado por força da confiança e do sigilo que os clientes o tornaram merecedor, se deles também desejar se desincumbir, deverá previamente notificar o cliente, colocando-os á disposição. Na recusa, o advogado sabe que tipo de ação deverá encetar, e qual o juízo competente (Precedentes E-1120/94, E-1365/9,6. E-1677/98, E-3.421/2007, E-3.553/07,E-3.695/2008 e E-3.907/2010. E-4.012/2011 - v.u., em 19/05/2011, do parecer e ementa do Rel. Dr. LUIZ ANTONIO GAMBELLI - Rev. Dr. FLÁVIO PEREIRA LIMA - Presidente Dr. CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA

Por fim, também, manifestou-se sobre a questão o meu ilustre Revisor Dr. Fabio de Souza Ramaciotti, em brilhante parecer abrangendo não só os documentos físicos, mas também, aqueles oriundos de processos eletrônicos.

Expôs o Dr. Fábio de Souza Ramaciotti: Os documentos constituem bem corpóreo, cuja propriedade e posse cabem ao cliente, sendo o advogado mero detentor, na forma do art. 1.198 do Código Civil. Na qualidade de detentor, cabe ao advogado a preservação dos documentos originais enquanto não restituídos, até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória, na forma do § 3º do art. 11 da Lei Federal nº 11.419/2006. Caso o cliente, proprietário do documento, exija a restituição dos documentos no curso do processo eletrônico, o advogado deve fazê-lo mediante protocolo, com a advertência de que ao cliente caberá a obrigação legal de preservação até o trânsito em julgado, formal ou material, da sentença que julgar a causa ou, se o caso, até o decurso in albis do prazo decadencial de propositura de ação rescisória. Entregues os documentos ao cliente, cessará, para o advogado, que deixará de ser detentor, a obrigação prevista no aludido § 3º do art. 11 da Lei Federal nº 11.419/2006 (Processo E-4.245/2013 – parecer e ementa do Dr. FABIO DE SOUZA RAMACCIOTTI, com declaração de voto do Dr. CLAUDIO FELIPPE ZALAF – Presidente Dr. CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA).

Dessa forma, não há que se falar em incineração de documentos, mas de devolução daqueles pertencentes ao cliente e preservação daqueles pertencentes ao advogado até a prescrição das ações competentes.

Esse é o parecer que submeto aos meus pares.

Esse, o parecer que submeto aos meus ilustres pares.

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[1] Art. 9º. A conclusão ou desistência da causa, com ou sem a extinção do mandato, obriga o advogado à devolução de bens, valores e documentos recebidos no exercício do mandato, e à pormenorizada prestação de contas, não excluindo outras prestações solicitas, pelo cliente, a qualquer momento.

2 E. 3.907/2010 do parecer e ementa do Rel. Dr. GUILHERME FLORINDO FIGUEIREDO – Rev. Dr. LUIZ ANTÔNIO GAMBELLI – Presidente Dr. Carlos José Santos da Silva.

3 E- 4.012/2011