E-4.144/2012

E - 4.144/2012 - EXERCÍCIO PROFISSIONAL - GUARDA E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS - PRAZO. Os documentos pertencentes ao cliente ou documentos comuns ao cliente e ao advogado que foram custeados pelo cliente devem ser devolvidos, pelo advogado ao cliente, ao final do mandato. Deve o advogado manter sob sua guarda os documentos necessários à prestação de contas de seu trabalho, ou à conferência das contas já prestadas, ou, ainda, à demonstração do trabalho realizado, tanto para a hipótese de ação de cobrança de honorários advocatícios, quanto para a defesa em eventual ação de responsabilidade civil promovida pelo cliente. O advogado deve manter sob sua guarda aqueles documentos necessários à demonstração de acuidade profissional até que ocorra a prescrição de eventual ação de cobrança, prestação de contas ou de responsabilidade civil. Deverá o advogado, a luz do direito material e das causas interruptivas ou suspensivas do prazo prescricional, apurar, conforme as peculiaridades do caso concreto, o prazo máximo de prescrição das ações relacionadas à sua atuação profissional e manter, durante esse prazo, os documentos sob sua guarda. Precedentes: E- 4.012/2011 e E-3.907/2010. V.U., em 19/07/2012, do parecer e ementa do Rel. Dr. FLÁVIO PEREIRA LIMA - Rev. Dr. CLÁUDIO FELIPPE ZALAF - Presidente Dr. CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA.

 

Relatório

O consulente, inscrito regularmente nos quadros da OAB/SP (fls. 05), dirige consulta a esta Corte Deontológica nos seguintes termos:

“(...) vem respeitosamente a presença de Vossas Senhorias, dizer que tem dúvidas a respeito de qual é o tempo necessário após o término de processo para que possa manter documentos deste causídico (cópia de inicial protocolada, cópia de recursos, publicações, intimações), em seu arquivo pessoal (arquivo morto). (...).

Passo a responder a consulta.

Parecer:

Conheço da consulta por se tratar de questão em tese. O advogado, buscando a orientação deste Tribunal Deontológico, questiona por quanto tempo tem o dever de manter documentos relativos ao processo após o seu término.

Primeiramente, há que se considerar a existência de três espécies distintas de documentos, quais sejam:

(i) documentos pertencentes ao cliente e disponibilizados ao advogado, a fim de que este desempenhe o mandato que lhe foi outorgado;

(ii) documentos comuns ao advogado e ao cliente;

(iii) documentos necessários à prestação de contas do advogado.

 

(i) documentos pertencentes ao cliente e disponibilizados ao advogado, a fim de que este desempenhe o mandato que lhe foi outorgado.

 

Com relação aos documentos pessoais do cliente que tenham sido encaminhados ao advogado por força da confiança e que não tenham sido utilizados no processo, o Código de Ética do Advogado dispõe o seguinte:

“Art. 9º. A conclusão ou desistência da causa, com ou sem a extinção do mandato, obriga o advogado à devolução de bens, valores e documentos recebidos no exercício do mandato, e à pormenorizada prestação de contas, não excluindo outras prestações solicitas, pelo cliente, a qualquer momento.”.

Este Tribunal já se manifestou inúmeras vezes sobre o assunto, sendo pacífico o entendimento no sentido de que o advogado está obrigado a devolver documentos do cliente sob sua guarda:

 

E-3.907/2010 - EXERCÍCIO PROFISSIONAL – RESCISÃO DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS – GUARDA E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS PERTENCENTES AOS CLIENTES. Findo o mandato, seja pela conclusão da causa, pela renúncia ou cassação do mandato, ou ainda pela rescisão do contrato de prestação de serviços, o advogado, além da obrigação principal de acurada prestação de contas, deve devolver os documentos que pertençam ao cliente e estavam sob a sua guarda. (...) Os documentos pessoais do cliente, que vieram às mãos do advogado por força da confiança e do sigilo que o tornaram merecedor, como contratos particulares, traslados de escrituras públicas, e os originais, ou não, que não tenham sido utilizados nos processos, pertencem ao cliente e, por isso, devem ser devolvidos. E-1.120/94, E-1.365/96. E-1.677/98, E-3.421/2007, E-3.553/07 e E-3.695/2008. V.U., em 19/08/2010, do parecer e ementa do Rel. Dr. LUIZ ANTONIO GAMBELLI – Rev. Dr. FABIO KALIL VILELA LEITE – Presidente CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA.

 

E-2.752/03 – PRESTAÇÃO DE CONTAS – DÚVIDAS QUANTO À INTERPRETAÇÃO DO ARTIGO 9º DO CED – DEVOLUÇÃO E/OU RETENÇÃO DE DOCUMENTOSA prestação de contas é uma das principais obrigações do advogado para com seu cliente e, para tanto, cumpre esclarecer que: 1 – Ocorrida a conclusão ou desistência da causa, deve o advogado devolver ao seu cliente todos os documentos originais ou cópias que lhe tenham sido encaminhados e não utilizados na ação.  (...) Precedentes E-1677/98, E-1120/94 e E-1365/96. V.U., em 22/05/03, do parecer e ementa do Rel. Dr. GUILHERME FLORINDO FIGUEIREDO – Rev. Dr. LUIZ ANTÔNIO GAMBELLI – Presidente Dr. ROBISON BARONI.

 

Desse modo, após a desistência ou conclusão da causa, o advogado tem a obrigação de prestar contas e de devolver os documentos que pertençam ao cliente e que estejam sob sua guarda. Já os documentos que foram utilizados no processo, passam a integrá-lo, o que impossibilita sua devolução. Se o cliente desejar, tais documentos pertencentes ao processo podem ser objeto de desentranhamento.

         

(ii) documentos comuns ao advogado e ao cliente.

 

Existem documentos comuns ao advogado e ao cliente, como cópias processuais, intimações, publicações e documentação obtida junto às partes adversas, inclusive em negociações e conversações.

Dentre os documentos comuns, deve-se verificar se a obtenção dos documentos foi custeada pelo advogado ou pelo cliente. É o que costuma ocorrer, por exemplo, com as cópias de peças processuais, que podem ter sido custeadas, tanto pelo advogado, como pelo cliente. Em julgado recente, o ilustre julgador desta casa, Dr. Guilherme Florindo Figueiredo, encontrou uma solução brilhante para consulta semelhante, a saber:

E-3.907/2010 - EXERCÍCIO PROFISSIONAL – RESCISÃO DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS – GUARDA E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS PERTENCENTES AOS CLIENTES

“Findo o mandato, (...) os documentos que são comuns às partes ficam com quem os custeou podendo a outra parte extrair cópias para seus arquivos. As cópias dos processos que foram custeadas pelo cliente são documentos comuns às partes, porque foram usadas pelo advogado para o seu trabalho, mas foram pagas pelo cliente, além do pagamento dos honorários. Por serem comuns às partes, mas custeados pelo cliente, o advogado deve devolvê-los, mas pode extrair cópias para seus arquivos.

Precedentes E-1677/98, E-1120/94 e E-1365/96. V.U., em 22/05/03, do parecer e ementa do Rel. Dr. GUILHERME FLORINDO FIGUEIREDO – Rev. Dr. LUIZ ANTÔNIO GAMBELLI – Presidente Dr. Carlos José Santos da Silva.”

 

 

Assim, em se tratando de documentos comuns ao cliente e ao advogado, o advogado deverá, ao final do mandato, devolver os documentos que tiverem sido custados pelo cliente.

 

(iii) documentos necessários à prestação de contas do advogado.

 

Nos dois itens anteriores, vimos que os documentos pertencentes ao cliente ou documentos comuns que foram arcados pelo cliente devem ser devolvidos, pelo advogado ao cliente, ao final do mandato. Resta analisar, portanto, os documentos que devem permanecer sob a guarda do advogado, para, então, verificar qual o tempo que o advogado deve permanecer com tais documentos.

Nesse sentido, a primeira questão que deve ser formulada, para orientar o raciocínio, é a seguinte: Por qual razão deveria o advogado guardar documentos de um trabalho findo? A resposta conduz à solução desta consulta.

De fato, o advogado deve manter sob sua guarda todos os documentos necessários à prestação de contas de seu trabalho, ou à conferência das contas já prestadas, ou, ainda, à demonstração do trabalho realizado tanto para a hipótese de ação de cobrança de honorários advocatícios, quanto para a defesa em eventual ação de responsabilidade civil promovida pelo cliente.

O prazo que o advogado deve manter tais documentos sob sua guarda, portanto, está intimamente ligado ao prazo prescricional das ações relacionadas ao trabalho do advogado.

Nesse sentido, foi o importante julgado E – 4.012/2011, deste Tribunal, que teve como relator o Dr. Luiz Antonio Gambelli:

 

E- 4.012/2011 – EXERCÍCIO PROFISSIONAL – GUARDA E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS PERTENCENTES AOS CLIENTES. Como regra geral, os documentos comuns ao advogado e ao cliente, e ainda aqueles necessários à prestação de contas, ou a conferir as já prestadas, deverão permanecer sob a guarda do advogado, pelo menos até que ocorra a prescrição de eventual ação de cobrança ou prestação de contas. Findo o processo o advogado deve ter o cuidado e a disciplina de prestar contas, devolver ao cliente os documentos que lhe pertencem, e dele pegar quitação pelos atos praticados, para a sua segurança e para não transformar seu escritório em deposito de documentos de terceiros. Os documentos originais que vieram as mãos do advogado por força da confiança e do sigilo que os clientes o tornaram merecedor, se deles também desejar se desincumbir, deverá previamente notificar o cliente, colocando-os à disposição. Na recusa, o advogado sabe que tipo de ação deverá encetar, e qual o juízo competente. Precedentes E-1120/94, E-1365/9,6. E-1677/98, E-3.421/2007, E-3.553/07,E-3.695/2008 e E-3.907/2010. V.U., em 19/05/2011, do parecer e ementa do Rel. Dr. LUIZ ANTONIO GAMBELLI - Rev. Dr. FLÁVIO PEREIRA LIMA - Presidente Dr. CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA.

 

Assim, em síntese, após o término do processo, é dever do advogado devolver ao cliente todos os documentos por este disponibilizados, assim como entregar os documentos por ele custeados. Ainda, o advogado deve manter sob sua guarda aqueles documentos necessários à demonstração de acuidade profissional até que ocorra a prescrição de eventual ação de cobrança, prestação de contas ou de responsabilidade civil.

Caberá ao advogado, à luz do direito material e das causas interruptivas ou suspensivas do prazo prescricional, apurar, conforme as peculiaridades do caso concreto, o prazo máximo de prescrição das ações relacionadas à sua atuação profissional e manter, durante esse prazo, os documentos sob sua guarda.