E-4.012/2011


EXERCÍCIO PROFISSIONAL - GUARDA E DEVOLUÇÃO DE DOCUMENTOS PERTENCENTES AOS CLIENTES.

Como regra geral, os documentos comuns ao advogado e ao cliente, e ainda aqueles necessários à prestação de contas, ou a conferir as já prestadas, deverão permanecer sob a guarda do advogado, pelo menos até que ocorra a prescrição de eventual ação de cobrança ou prestação de contas. Findo o processo o advogado deve ter o cuidado e a disciplina de prestar contas, devolver ao cliente os documentos que lhe pertencem, e dele pegar quitação pelos atos praticados, para a sua segurança e para não transformar seu escritório em deposito de documentos de terceiros. Os documentos originais que vieram as mãos do advogado por força da confiança e do sigilo que os clientes o tornaram merecedor, se deles também desejar se desincumbir, deverá previamente notificar o cliente, colocando-os á disposição. Na recusa, o advogado sabe que tipo de ação deverá encetar, e qual o juízo competente. Precedentes E-1120/94, E-1365/9,6. E-1677/98, E-3.421/2007, E-3.553/07,E-3.695/2008 e E-3.907/2010. E-4.012/2011 - v.u., em 19/05/2011, do parecer e ementa do Rel. Dr. LUIZ ANTONIO GAMBELLI - Rev. Dr. FLÁVIO PEREIRA LIMA - Presidente Dr. CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA.

RELATÓRIO - Narra o consulente que possui em seus arquivos muitas caixas e envelopes com documentos, como contratos de honorários, cópias de petições e peças processuias que estão ocupando espaço em seu escritório.

Deseja saber por quanto tempo tem o dever de guardar referidos documentos.

PARECER - Embora entenda que a dúvida do consulente é de cunho prático e não de fundo ético, vislumbro razões para responder a consulta formulada, principalmente porque o consulente teve humildade suficiente para vir a seu órgão de classe e pedir orientação. Assim, aplico o artigo 3o do Regimento Interno desta Turma Deontológica, que permite ao Relator responder às consultas, como exceções, em razão de dúvidas a respeito de conduta relativo ao exercício da advocacia.

Como regra geral podemos dizer que os documentos comuns ao advogado e ao cliente, e ainda aqueles necessários à prestação de contas, ou a conferir as já prestadas, deverão permanecer sob a guarda do advogado, pelo menos até que ocorra a prescrição de eventual ação de cobrança ou prestação de contas.

Precedente neste sentido:

EXERCÍCIO PROFISSIONAL – PRESTAÇÃO DE CONTAS AO CLIENTE – PRAZO PARA A GUARDA DE DOCUMENTOS. Após a prestação de contas com o cliente convém que o advogado guarde os documentos comprobatórios em seus arquivos, pelo menos durante o lapso temporal necessário à ocorrência da prescrição de eventual ação de prestação de contas e/ou de cobrança, restituindo ao cliente ou a quem de direito, findo o mandato, os papéis e documentos a eles pertencentes, salvo os que sejam comuns ao advogado e ao cliente e os de que precise para prestar contas ou conferir as já prestadas (art. 9º do Código de Ética e Disciplina). Proc. E-1.677/98 – v.u. em 21/05/98 do parecer e ementa do Rel. Dr. BENEDITO ÉDISON TRAMA – Rev. Dr. LUIZ CARLOS BRANCO – Presidente Dr. ROBISON BARONI.

O artigo 9o do CED determina que “a conclusão ou desistência da causa, com ou sem a extinção do mandato, obriga o advogado à devolução de bens, valores e documentos recebidos no exercício do mandato, e à pormenorizada prestação de contas, não excluindo outras prestações solicitadas pelo cliente a qualquer tempo.”

O termo usado é “obriga” e não “faculta”. Assim, se a cada processo findo, o advogado tiver o cuidado e a disciplina de fazer acurada prestação de contas, e devolver ao cliente os documentos que lhe pertencem, não transformará seu escritório em deposito de documentos de terceiros.

A melhor orientação que podemos dar ao consulente antes de se desfazer dos documentos contidos nas caixas e nos envelopes, é a de analisar um a um os documentos e as pastas que estão em seu poder.

Primeiro deve descartar os documentos relativos aos processos findos cuja prestação de contas já se desincumbiu. Neste item por certo estarão muitas procurações, muitas cópias de petições e contratos de honorários mencionados na consulta.

A seguir passará a descartar os documentos públicos cujos originais, cópias ou traslados, os clientes podem obter junto aos órgãos governamentais, cartórios, tabeliões, ou nas repartições públicas competentes.

Por fim passará a análise dos documentos originais que vieram as suas mãos por força da confiança e do sigilo que os clientes o tornaram merecedor. Estes, em nosso modo de entender devem ser guardados sem prazo certo pois lhe foram confiados como guardião. Se deles também desejar se desincumbir, ou os descartar, deverá previamente notificar o cliente, colocando-os a disposição. Havendo recusa, o advogado sabe que tipo de ação deverá encetar, e qual o juízo competente.

É como votamos.