TJ-SP INSTAURA PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL


24/10/2011

O Tribunal de Justiça instala nessa terça-feira (25/11), às 11 horas, o Programa de Gestão Documental com o objetivo de ‘Resgate e Preservação da Identidade Paulista à luz do Processo Judicial’. São Paulo dará destino adequado aos mais de 70 milhões de processos que já foram encerrados pela Justiça - acervo esse que não para de crescer.

 

O  Tribunal de Justiça instala nessa terça-feira (25/11), às 11 horas, o  Programa de Gestão Documental com o objetivo de ‘Resgate e Preservação da Identidade Paulista à luz do Processo Judicial’. São Paulo dará destino adequado aos mais de 70 milhões de processos que já foram encerrados pela Justiça - acervo esse que não para de crescer.

A iniciativa do Tribunal visa à criação de um padrão técnico e científico. Para o presidente da Comissão de Arquivos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, desembargador Eutálio José Porto de Oliveira, “o programa adota um conjunto de procedimentos referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, para a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, só que de forma adequada e necessária à preservação da memória do Poder Judiciário de São Paulo e ao acesso da população”.

Segundo ele, “a visão do jurisdicionado é que o processo acaba com a sentença executada, mas ele não termina nem para a sociedade nem para o Tribunal. A ciência jurídica visa à distribuição da Justiça. Mas, para outras áreas, como a história e a sociologia, por exemplo, existe o interesse em conhecer a evolução da sociedade por meio do processo judicial, que conta a história viva das partes, suas alegrias e tristezas”.

 Por meio de convênio firmado entre o TJSP e o Governo do Estado, a previsão é de que os processos guardados até 1940 também sejam transferidos para o Arquivo Público do Estado. Lá, receberão tratamento adequado, serão restaurados e disponibilizados para consulta. A segunda etapa consiste na seleção dos processos guardados a partir de 1940. Os que forem classificados como de descarte, as partes serão comunicadas e, havendo interesse, retirarão os autos. Os que não forem descarte serão recuperados e disponibilizados para consulta e pesquisa. Esses processos são valiosos como fonte de pesquisa para universidades, bibliotecas, museus e historiadores etc. Os processos de guarda permanente, como as ações de família, união estável, registros públicos, posse, registro e propriedade de bem imóvel, usucapião, procedimentos de infância e juventude, adoção, direito ambiental, coletivas e criminais, entre outros permanecerão no Tribunal de Justiça.

        Em outra etapa, haverá a classificação dos processos novos que entram na Justiça Estadual. Eles receberão no ato da distribuição uma classificação arquivística automática, segundo a tabela de temporalidade e destinação de documentos e processos. Isso facilitará sua posterior destinação e preservação.

Saiba mais – O que é? – O Programa de Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, instituído pela Resolução 483/09, é contínuo, evita excessos de utilização de recurso material e humano e propicia, além da guarda, a instituição de políticas de gestão documental. Como será feito? – Os instrumentos para que as ações se concretizem incluem o plano de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos que, aliados às Comissões de Avaliação Documental, começam na distribuição do processo ou expediente administrativo, sejam em papel ou de forma eletrônica. Por quê? Pelo decreto 48.897/04 são considerados documentos de guarda permanente os indicados nas 'Tabelas de Temporalidade de Documentos', que serão definitivamente preservados; os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de interesse público e social, nos termos da lei; todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública Estadual até o ano de 1940. Quem trabalha no programa? – O Programa de Gestão Documental conta com o apoio de três comissões nas áreas de Direito Público, Criminal e Privado, cada uma presidida por um juiz. Também trabalham historiadores, funcionários com formação jurídica e experiência no Tribunal de Justiça. Eles avaliam os processos quanto a sua adequação às regras jurídicas e históricas.