E-5.507/2021


EXERCÍCIO PROFISSIONAL – PROCESSO ELETRÔNICO – DOCUMENTOS ELETRÔNICOS – DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS FÍSICOS – ARMAZENAMENTO EM NUVEM – PRESERVAÇÃO E DEVOLUÇÃO.

A despeito de alterações legislativas relativas à digitalização de documentos físicos, permanece hígida a orientação do Parecer E 4245/2013 acerca dos deveres do advogado relativos à preservação e à devolução de documentos físicos digitalizados para armazenamento pelo advogado ou que foram digitalizados para juntada em processo eletrônico. Esclarece-se que, em ambos os casos, o advogado poderá restituir a via física ao cliente, mediante recibo, tendo em vista o disposto na Lei 11419/2006. Na hipótese de preservação e guarda de documentos que foram compartilhados apenas no formato virtual, sua devolução ao cliente deve ser acompanhada de atestação, pelo advogado, da inexistência de outras cópias digitais do mesmo documento. Proc. E-5.507/2021 - v.u., em 07/04/2021, parecer e ementa da Rel. Dra. CAMILA KUHL PINTARELI, Rev. Dr. FÁBIO TEIXEIRA OZI - Presidente Dr. GUILHERME MARTINS MALUFE.

 

Consulta e relatório

O escritório consulente dirige-se a esta e. Turma Deontológica com indagações relativas à responsabilidade ética derivada da guarda física de documentos pessoais de seus clientes, documentos estes foram digitalizados.

Contextualiza a consulta com o precedente E-4245/2013, da lavra do Relator Fábio Ramacciotti, que prevê o dever de guarda de tais documentos, por ser o advogado mero detentor deles. Cita, também, o Decreto federal nº 10278, de 18 de março de 2020, que estabelece técnica e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que a cópia digitalizada produza os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Ao final, indaga: se houver a digitalização dos documentos pessoais de clientes (descritos na consulta) e o descarte da respectiva via física, haverá violação ética?

Eis o relato.

Parecer e voto

A consulta traz caso concreto, porém dela conheço em tese, tendo em vista a possibilidade desta e. Turma contribuir com o debate sobre o assunto, fazendo-o por meio de uma análise do atual cenário normativo para esclarecer se as inovações legislativas ocorridas desde a edição da Lei federal nº 11419/2006 são suficientes para provocar a revisão do entendimento vigente neste colegiado desde 2013, por conta do Parecer E 4245, já mencionado.

Em relação ao processo eletrônico, é importante registrar inicialmente que continuar em vigor o artigo 11, parágrafo 3º, da Lei federal nº 11419/2006, devendo os originais dos documentos digitalizados serem preservados pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória.

Sob o ponto de vista da digitalização de qualquer documento físico, a Lei federal nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, previu que toda pessoa natural ou jurídica tem o direito de arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público (art. 3º, X).

Semelhante disposição foi inserida pelo mesmo diploma na Lei federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para dispor que o documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório estatal (art. 2º-A, §2º).

Ambos os preceitos foram regulamentados pelo Decreto federal nº 10278/2020, já citado.

Interessante trazer à colação que, mais recentemente, o Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil editou o Provimento nº 176/2017 para tratar do processo ético-disciplinar eletrônico, prevendo, em seu artigo 5º, parágrafo único, que os documentos físicos serão devolvidos ao interessado após terem sido digitalizados.

Ao lado de tais dispositivos legais e regulamentares, há a disposição contida no artigo 12, do atual Código de Ética e Disciplina, segundo a qual o advogado – por ser mero detentor dos documentos que lhe foram confiados e que estejam em seu poder – deve devolvê-los ao cliente após a conclusão de seus trabalhos.

Nada obstante a legislação tenha evoluído desde a prolação do Parecer E-4.245/2013, penso que o entendimento ali lançado permanece hígido e aplicável atualmente à luz dos mandamentos éticos da advocacia, sobretudo por tecer pormenores sobre os cuidados e as orientações para resguardar o profissional diante da restituição dos documentos originais ao cliente. Tomo a liberdade de transcrever a ementa:

EXERCÍCIO PROFISSIONAL - PROCESSO ELETRÔNICO - DOCUMENTOS ORIGINAIS PERTENCENTES AOS CLIENTES - PRESERVAÇÃO E DEVOLUÇÃO - FALSIDADE - ASPECTOS ÉTICOS. O advogado tem a obrigação de preservar os documentos pertencentes a seus clientes, alusivos a processos físicos e eletrônicos, enquanto os detiver. Tratando-se de processo físico, se houver juntada de originais aos autos, a preservação destes cabe ao Poder Judiciário. Encerrada a prestação dos serviços profissionais, seja pela conclusão dos trabalhos, seja por qualquer meio de extinção do mandato judicial, tem o advogado a obrigação de devolver os documento originais pertencentes ao cliente, na forma do art. 9º do Código de Ética e Disciplina. Os documentos constituem bem corpóreo, cuja propriedade e posse cabem ao cliente, sendo o advogado mero detentor, na forma do art. 1.198 do Código Civil. Na qualidade de detentor, cabe ao advogado a preservação dos documentos originais enquanto não restituídos, até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória, na forma do § 3º do art. 11 da Lei Federal nº 11.419/2006. Caso o cliente, proprietário do documento, exija a restituição dos documentos no curso do processo eletrônico, o advogado deve fazê-lo mediante protocolo, com a advertência de que ao cliente caberá a obrigação legal de preservação até o trânsito em julgado, formal ou material, da sentença que julgar a causa ou, se o caso, até o decurso in albis do prazo decadencial de propositura de ação rescisória. Entregues os documentos ao cliente, cessará, para o advogado, que deixará de ser detentor, a obrigação prevista no aludido § 3º do art. 11 da Lei Federal nº 11.419/2006. Uma vez devolvidos os documentos, se sobrevier determinação judicial para a juntada dos originais aos autos, ou incidente de falsidade, deve o advogado, para evitar responsabilização, solicitá-los ao cliente, por escrito, com prova de recebimento da missiva. Após a digitalização dos documentos originais, constitui cautela digna de encômios, embora não obrigatória, que, ensejando-se à devolução antecipada ao cliente, o advogado as mande autenticar, nas serventias extrajudiciais competentes, especialmente se declarou sua autenticidade, nos autos, na forma do art. 365, IV, do Código de Processo Civil. Na hipótese de falsidade dos documentos originais, a responsabilidade do advogado somente ocorre em caso de co-autoria ou de utilização nos autos, ciente de que os documentos são falsos ou, ainda, se a falsificação for perceptível sem a necessidade de perícia. A falsificação, pelo cliente, posterior à digitalização e à restituição dos documentos originais a ele restituídos, não importa em responsabilidade ética do advogado que para tanto não concorrer. Existindo a quebra de confiança em razão da conduta do cliente, deve o advogado renunciar aos poderes que lhe foram outorgados. Proc. E-4.245/2013 - v.m., em 16/05/2013, do parecer e ementa do Rel. Dr. FÁBIO DE SOUZA RAMACCIOTTI com declaração de voto do revisor Dr. CLÁUDIO FELIPPE ZALAF - Presidente Dr. CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA.

Embora incidente na espécie o precedente acima, é importante destacar que caso a digitalização e a guarda virtual de documentos físicos dos clientes ocorra por iniciativa do próprio escritório – em uma guinada para migrar seu acervo documental para armazenamento em nuvem –, a digitalização deve observância, para fins de validade e certificação, às diretrizes entabuladas pelo Decreto federal nº 10278/2020, devendo o advogado restituir os documentos originais ao cliente, mediante recibo, já que incidentes as regras da Lei federal nº 11419/2006.

Penso ser importante, em derradeiro, refletir sobre a harmonização do disposto no artigo 12, do Código de Ética e Disciplina, com a situação fática cada vez mais frequente de documentos que são disponibilizados pelo cliente ao advogado apenas no formato virtual. Nesse ponto, acredito serem igualmente aplicáveis as normas e orientações aqui mencionadas, com a observação de que a devolução de tais arquivos virtuais deve ser feita com a atestação, pelo advogado, de que não há sob sua guarda outras cópias digitais do mesmo documento.

Nestes termos e diante da consulta formulada, a orientação tecida no Parecer E-4.245/2013 continua a se coadunar com o cenário normativo atual, merecendo apenas os esclarecimentos acima feitos.

É o parecer que submeto ao melhor Juízo deste e. Colegiado.