E-4.401/2014


EXERCÍCIO PROFISSIONAL - INCINERAÇÃO DE DOCUMENTOS COM ENCERRAMENTO DO PROCESSO - NÃO CABIMENTO - DEVER DE GUARDA E DEVOLUÇÃO DOS DOCUMENTOS PERTENCENTES AOS CLIENTES

De conformidade com o que dispõe o art. 9º. do CED não é faculdade, mas, obrigação do advogado devolver aos clientes os documentos que lhe pertencem. Portanto, o advogado tem a obrigação de preservar os documentos enquanto os mantiver em seu poder e, após findo o processo, devolvê-los aos clientes. A propriedade e posse dos documentos originais ou cópias por eles custeadas cabem aos clientes e o advogado, na qualidade de detentor, deve preservá-los enquanto não restituídos, até o trânsito em julgado da sentença, não tendo o direito de destruí-los por qualquer meio e em qualquer hipótese. Os documentos comuns aos advogados e aos clientes e, ainda, aqueles necessários à prestação de contas, ou a conferir as já prestadas, deverão ser mantidas pelos advogados até que ocorra a prescrição das respectivas ações. Precedentes: E-3.907/2010, E-4.012/2011 e E-4.245/2013.
Proc. E-4.401/2014 - v.u., em 25/06/2014, do parecer e ementa da Rel. Dra. CÉLIA MARIA NICOLAU RODRIGUES - Rev. Dr. FÁBIO DE SOUZA RAMACCIOTTI - Presidente Dr. CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA.

RELATÓRIO – O consulente, devidamente inscrito nos quadros da OAB, Seção de São Paulo, apresenta consulta a essa Turma de Ética Profissional esclarecendo que:

  • possui local apropriado para arquivo dos documentos processuais;
  • todavia, referido local não está sendo mais suficiente para a guarda de todos os documentos, motivo pelo qual indaga: (i) sobre a necessidade de incineração dos documentos processuais, cujos processos encontram-se encerrados a mais de cinco anos; (ii) qual o procedimento correto a fazê-lo e (iii) quais os documentos que devem ser obrigatoriamente preservados, tais como os alvarás, comprovantes de depósitos e pagamentos e demais.

Este é o Relatório.

PARECER – Essa Conselheira conhece da consulta, com fundamento no artigo art. 49 do CED e passa a respondê-la em tese.

De conformidade com o que dispõe o artigo 9º. do CED, A conclusão ou desistência da causa, com ou sem a extinção do mandato, obriga o advogado à devolução de bens, valores e documentos recebidos no exercício do mandato, e à pormenorizada prestação de contas, não excluindo outras prestações solicitadas, pelo cliente, a qualquer momento.

Com efeito, o dispositivo legal, sob comento, não faculta, mas, obriga o advogado a devolver ao cliente os documentos que lhe pertencem. Portanto, o advogado tem a obrigação de preservar os documentos enquanto os mantiver em seu poder e, após findo o processo, devolvê-lo ao cliente.

O nobre e culto Relator Dr. Luiz Antonio Gambelli, expõe com precisão e clareza a questão sob exame, em parecer proferido no processo no. E-3.907/2010, tendo por revisor e sob a presidência dos não menos cultos e nobres Drs. Fabio Kalil Vilela Leite e Carlos José Santos da Silva.

“Findo o mandato, seja pela conclusão da causa, pela renúncia ou cassação do mandato, ou ainda pela rescisão do contrato de prestação de serviços, o advogado, além da obrigação principal de acurada prestação de contas, deve devolver os documentos que pertençam ao cliente e estavam sob a sua guarda. Existem documentos que pertencem ao advogado, documentos que pertencem ao cliente e documentos comuns às partes. As vias protocoladas das petições apresentadas nos processos pertencem ao advogado e não precisam ser devolvidas. Os documentos pessoais do cliente, que vieram às mãos do advogado por força da confiança e do sigilo que o tornaram merecedor, como contratos particulares, traslados de escrituras públicas, e os originais, ou não, que não tenham sido utilizados nos processos, pertencem ao cliente e, por isso, devem ser devolvidos. Os que foram utilizados passam a fazer parte do processo, o que impossibilita a devolução. Os documentos que são comuns às partes ficam com quem os custeou podendo a outra parte extrair cópias para seus arquivos. As cópias dos processos que foram custeadas pelo cliente são documentos comuns às partes, porque foram usadas pelo advogado para o seu trabalho, mas foram pagas pelo cliente além do pagamento dos honorários. Por serem comuns às partes, mas custeados pelo cliente, o advogado deve devolvê-los, mas pode extrair cópias para seus arquivos. 

Ainda é o Relator Dr. Gambelli quem indica quando os documentos devem permanecer em mãos do advogado para serem, posteriormente devolvidos ao cliente: Como regra geral, os documentos comuns ao advogado e ao cliente, e ainda aqueles necessários à prestação de contas, ou a conferir as já prestadas, deverão permanecer sob a guarda do advogado, pelo menos até que ocorra a prescrição de eventual ação de cobrança ou prestação de contas. Findo o processo o advogado deve ter o cuidado e a disciplina de prestar contas, devolver ao cliente os documentos que lhe pertencem, e dele pegar quitação pelos atos praticados, para a sua segurança e para não transformar seu escritório em deposito de documentos de terceiros. Os documentos originais que vieram as mãos do advogado por força da confiança e do sigilo que os clientes o tornaram merecedor, se deles também desejar se desincumbir, deverá previamente notificar o cliente, colocando-os á disposição. Na recusa, o advogado sabe que tipo de ação deverá encetar, e qual o juízo competente (Precedentes E-1120/94, E-1365/9,6. E-1677/98, E-3.421/2007, E-3.553/07,E-3.695/2008 e E-3.907/2010. E-4.012/2011 - v.u., em 19/05/2011, do parecer e ementa do Rel. Dr. LUIZ ANTONIO GAMBELLI - Rev. Dr. FLÁVIO PEREIRA LIMA - Presidente Dr. CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA

Por fim, também, manifestou-se sobre a questão o meu ilustre Revisor Dr. Fabio de Souza Ramacciotti, em brilhante parecer abrangendo não só os documentos físicos, mas também, aqueles  oriundos de processos eletrônicos.

Expôs o Dr. Ramaciotti: Os documentos constituem bem corpóreo, cuja propriedade e posse cabem ao cliente, sendo o advogado mero detentor, na forma do art. 1.198 do Código Civil. Na qualidade de detentor, cabe ao advogado a preservação dos documentos originais enquanto não restituídos, até o trânsito em julgado da sentença ou, quando admitida, até o final do prazo para interposição de ação rescisória, na forma do § 3º do art. 11 da Lei Federal nº 11.419/2006. Caso o cliente, proprietário do documento, exija a restituição dos documentos no curso do processo eletrônico, o advogado deve fazê-lo mediante protocolo, com a advertência de que ao cliente caberá a obrigação legal de preservação até o trânsito em julgado, formal ou material, da sentença que julgar a causa ou, se o caso, até o decurso in albis do prazo decadencial de propositura de ação rescisória. Entregues os documentos ao cliente, cessará, para o advogado, que deixará de ser detentor, a obrigação prevista no aludido § 3º do art. 11 da Lei Federal nº 11.419/2006 (Processo E-4.245/2013 – parecer e ementa do Dr. FABIO DE SOUZA RAMACIOTTI, com declaração de voto do Dr. CLAUDIO FELIPPE ZALAF – Presidente Dr. CARLOS JOSÉ SANTOS DA SILVA).

Dessa forma, não há que se falar em incineração de documentos, mas de devolução daqueles pertencentes ao cliente e preservação daqueles pertencentes ao advogado até a prescrição das ações competentes.

Esse é o parecer que submeto aos meus pares.